Compania

Situația

Procesarea rapidă a unui volum foarte mare de date, specific unei firme de construcţii aflată într-o ascensiune continuă, era prima problemă de rezolvat. Se simţea nevoia unui sistem IT capabil să înţeleagă, într-o manieră completă şi complexă, în ansamblul lor, informaţiile din producţie, din departamentul financiar-contabil, de achiziţie şi vânzări, stocuri, mijloace fixe, să pună cap la cap toate părţile acestea ale afacerii şi să le facă să colaboreze între ele.

Apoi, timpul de răspuns al aplicaţiilor utilizate începuse să devină din ce în ce mai mare, se lucra tot mai greoi cu informaţia de aceea apăreau şi unele mici probleme în corectitudinea rezultatelor. „Aveam nevoie să nu mai introducem datele de mai multe ori, în mai multe aplicaţii, ci să le primesc automat sau să le compar cu cele din alt departament, totul să meargă lin, repede, automatizat. Ne-a interesat deci în primul rând câştigul de timp” Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

A fost nevoie mai întâi de un ERP şi apoi de o soluţie cu elemente de Business Intelligence. „În decizia luată, timpul de execuţie, de răspuns al programului, de oferire a informaţiilor şi al rezultatelor afişate pentru utilizator, asta a contat. Şi, apoi, şi acurateţea rezultatelor a însemnat foarte mult”, Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

În momentul luării deciziei, la sfârşitul anului 2002, Bog’art cunoştea deja TotalSoft de la care achiziţionaseră în 1997 soluţia de project management Primavera. De fapt “integrarea Primaverei cu Charisma Enterprise a constituit atuul important ce ne-a îndemnat spre alegerea firmei TotalSoft ca furnizor principal de soluţii informatice în cadrul grupului de companii Bog’Art” Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

Un alt atuu de care a mai beneficiat proiectul a fost acela că din echipa TotalSoft făceau parte specialişti care cunoşteau foarte bine domeniul construcţiilor ceea ce a dus la “înţelegerea clară a nevoilor Bog’art şi transpunerea acestora într-un sistem informatic integrat de excepţie”  după cum apreciază Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

Soluția

Startarea proiectului Bog’art a început cu studierea atentă şi înţelegerea nevoilor şi cerinţelor companiei, fiind urmată de discuţii şi analize alături de personalul Bog’art ce urma să fie direct implicat dar şi cu beneficiarii finali ai informaţiilor, respectiv Top Managementul companiei.

“Un moment foarte important l-a constituit importul de date din vechiul către noul sistem, acest moment fiind îndeaproape dublat de activităţi de verificare, analiză şi corecţie a datelor primare. După finalizarea cu succes a implementării am continuat alături de colegii din TotalSoft să dezvoltăm o serie de rapoarte şi opţiuni specifice, profitând astfel de modularitatea şi arhitectura deschisă a sistemului Charisma” Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

Implementarea a fost una complexă şi s-a făcut în mai multe etape deoarece a presupus, pe lângă implementarea modulelor standard ale Charismei, integrarea cu produsul Primavera, urmată apoi de o serie de dezvoltări specifice cerute de cei de la Bog’art  şi chiar de dezvoltarea unei soluţii de Business Inteligence.

Proiectul nu a fost tocmai unul simplu “Orice implementare de asemenea anvergura se transpune în sute ore de muncă, zeci de nopţi de analiză şi teste, o cantitate enormă de cafea şi răbdare pusă la bătaie de ambele părţi, dar satisfacţia finală este colosală” apreciaza Alexandru Cârstoiu, IT  Manager Bog’art.

Pentru TotalSoft proiectul Bog’art a fost o adevarată provocare în primul rând datorită activităţii complexe a acestora şi a volumului mare de date vehiculate (clienţi, furnizori, facturi, tot ce înseamnă informaţie - de la bonul de şantier la devizul final), dar şi datorită extinderii continue a acestuia cu noi dezvoltări.

Rezultate

Astăzi Bog’art beneficiază de un sistem informatic foarte bine pus la punct al cărui pilon principal este Charisma Enterprise. Acum informaţia este disponibilă, prin intermediul unui browser, din orice colţ al lumii. Fie că se află în Bucureşti, la Paris, în Timişoara sau pe oricare din şantiere, managerii Bog’art au acces la informaţie, îşi pot consulta documentele şi implicit pot lua decizii imediate bazându-se pe date reale.

Lucrurile nu se opresc însă aici. Bog’art a obţinut beneficiul câştigurilor de timp: pentru echipa IT, utilizatorii obişnuiţi şi manageri. „Câştigul este fantastic, se resimte foarte puternic. Se lucrează acum cu eleganţă, s-a eliminat lucrul haotic. Avem acum o structură solidă a informaţiei. Înainte, orice factură, ba chiar şi bonul acela primar, trebuia introdus cel puţin de două ori. Aşa, timpul de prelucrare a informaţiei s-a redus cel puţin la jumătate. Iar în unele cazuri, câştigul de timp pe operaţiuni este de ordinul zilelor, în fiecare lună”, Alexandru Cârstoiu, IT Manager Bog’art.

Totodată, prin calitatea informaţiilor, a fost creat contextul pentru reducerea timpului alocat luarii deciziilor, iar viteza de reacţie a organizaţiei a crescut.

Studiu de caz realizat în anul 2004.